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O que é planejamento

Atualizado: 22 de Mar de 2020

O que é planejamento? Por que é importante? Imprevistos o tornam inútil?





No sentido mais geral, planejar é nada mais que fazer mentalmente aquilo que pretendemos fazer na realidade. Parece-me, por outro lado, que está implícita na ideia de plano a existência de múltiplos passos (ações) para se alcançar um objetivo. Caso contrário, seria mais apropriado falar de uma decisão única, não de um plano.


Segundo Ackoff (1974), planejamento é o processo racional de estabelecimento de um estado futuro desejado e delineamento das ações consideradas efetivas para torná-lo realidade. Esta definição geral abarca os vários tipos de planejamento: estratégicos, administrativos e operacionais.


Para que se possa dizer que um processo racional está em curso, pelo menos três funções devem estar presentes na elaboração de planos: o estudo da situação, a formulação do plano e controle de resultados. Faltando uma dessas funções não há como se dizer que existe planejamento.


No estudo da situação são identificados, descritos e analisados os problemas para os quais a organização procura uma solução. Trata-se do momento em que se aprofunda o conhecimento da realidade sobre a qual se pretende intervir, quando se conhece as possibilidades de ação, as circunstâncias. Sem estudo, sem levantamento de informações, as decisões não teriam fundamento firme, estariam baseadas em impressões superficiais, preconceitos, suposições, paixões, quando não em superstições. E, como disse Ortega Y Gasset, "toda realidade desconhecida prepara sua vingança" (2016, p.316).


Na formulação são relacionados meios e fins, identificando as alternativas de solução e selecionando a alternativa mais adequada. Normalmente, existe um momento de proposição, no qual pessoas aptas para isso apresentam propostas. Em seguida, há um momento de avaliação das propostas, na qual se julga a conveniência, viabilidade técnica e jurídica e a oportunidade das alternativas. Finalmente, pessoas com competência para tomar decisões determinam o plano a ser seguido.


O controle refere-se ao acompanhamento do grau de execução das ações previstas, à identificação de causas de eventual não-execução de alguma parte do plano e à tomada de ações corretivas. Além disso, essa função avalia os resultados obtidos com os meios empregados, de modo a função de formulação possa reavaliar e ajustar os planos.


As três funções podem ser desempenhadas por uma mesma pessoa, em alguns casos. No contexto das organizações de maior porte, contudo, muitas vezes o trabalho envolvido na execução dessas atividades supera a capacidade de uma só pessoa. Por isso, é comum estruturar-se formalmente um processo, dividindo tarefas e estabelecendo meios para coordená-las.


Normalmente, portanto, o planejamento não cessa com o estabelecimento do primeiro plano. Para que isso acontecesse, seria necessário que os planos gerados fossem perfeitos, o que não possível. Em geral, uma grande quantidade de imprevistos ocorre fazendo com que os resultados programados não sejam alcançados, exigindo que muitos ajustes devam ser feitos.


Está implícita no conceito de planejamento a necessidade de ajustar os planos às novas informações que não estavam disponíveis com antecedência e às mudanças nas circunstâncias. No início de uma obra, o engenheiro tem certas informações, com o andamento da construção descobre que o terreno, os materiais ou os operários têm características diferentes das esperadas. Imediatamente, ele precisa rever o projeto que elaborou. No início de uma partida, prevendo determinada linha de conduta para seu adversário, o jogador de xadrez concebe uma estratégia. Em determinado momento, percebe que o outro jogador adotou outro caminho e precisa imediatamente ajustar seu programa de ação. O fato de ter que se adaptar às novas circunstâncias não faz com que o planejamento seja menos planejamento. Ao contrário, a necessidade de adaptação faz parte da própria ideia de planejar.


Tampouco a necessidade ajustar os planos torna menos útil o planejamento. Ao contrário, é justamente porque coisas imprevisíveis acontecem que é tão importante planejar. O capitão traça a rota para o navio, no meio do trajeto uma tempestade sacode a embarcação e a desvia do curso. Não tivesse um destino fixado, não haveria como corrigir o rumo após o transtorno imprevisto. Como diz a frase atribuída a Sêneca: “nenhum vento sopra a favor de quem não sabe para onde vai”.


A alternativa ao planejamento é a improvisação. Ser uma coisa hoje, porque parece conveniente; ser o contrário amanhã, quando outros interesses imediatos brilharem mais intensamente. A incapacidade de planejar o percurso leva aqueles que se perdem na floresta a andarem em círculos, a não chegarem a parte alguma.


Ademais, nada grande pode ser feito sem planejamento. Primeiro, porque apenas a constância de propósito oferecida pelo planejamento pode pôr o tempo a favor de alguém. Colocar uma pedra na construção hoje, outra amanhã, outra depois, sabendo que cada uma é um passo na direção desejada. O improviso leva muitas pessoas a colocarem apenas a primeira pedra em muitas construções diferentes, nunca chegando a habitar uma delas sequer.


Segundo, porque nada que precise do concurso da ação de mais de uma pessoa pode ser feito sem planejamento. Quer esteja na cabeça de alguém que dá as ordens, quer esteja escrito onde todos possam ver, apenas um plano pode unir a ação de muitas pessoas na direção de um objetivo comum.


Referência bibliográfica

ACKOFF, R. L. Planejamento empresarial. Rio de Janeiro: Livros Técnicos e Científicos Editora S.A., 1974.

ORTEGA Y GASSET, José. A rebelião das massas. Campinhas, São Paulo: Vide Editorial, 2016.

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